Empresas Paperless

Una Oficina "Paperless" es un entorno de trabajo en el que se busca eliminar o reducir en gran medida el uso de papel. Se argumenta que "ir sin papel" puede ahorrar dinero, aumentar la productividad, ahorrar espacio, generando documentación electrónica y así el intercambio de información sea más facil y rápida minimizando el dano ambiental. El concepto puede extenderse con el envió de documentos electrónicos fuera de la oficina.

La publicación de nuevas leyes obligan a las empresas a actuar con diligencia en la gestión y almacenamiento de documentos que contienen información importante como lo son las identificaciones personales, actas de nacimiento, certificados de estudios, entre otros documentos. Al reducir la cantidad de papel utilizado, se emplean herramientas y procesos como lo son los flujos de trabajo de OnBase para promover este objetivo y convertir todos los documentos físicos en documentos electrónicos.

Para evitar el uso excesivo de papel, las empresas usan sistemas que funcionan via WEB sin la necesidad de generar impresiones. Los ejemplos más comunes son Bases de Datos, Agendas Electrónicas, Correo Electrónico, entre otros. Otra forma de eliminar el papel es automatizar los procesos basados en papel que se basan en formas, aplicaciones y encuestas para capturar y compartir datos. Este método se conoce como "Automatización de Formas" y se realiza generalmente mediante el uso de documentos electrónicos, proporcionando métodos seguros para presentar los datos del formulario a sistemas de procesamiento y el uso de firmas digitales en los documentos electrónicos sin necesidad de imprimirlos.

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